Свертка информационной базы

Свертка информационной базы выполняется для сокращения объема данных. Свертка выполняется с помощью обработки Свертка информационной базы (раздел НСИ и администрирование – Сервис).

Потребуется указать дату свертки и выбрать режим выполнения свертки. В результате свертки информационной базы будут удалены документы до даты свертки включительно и сформированы входящие остатки.

Важно!

Свертка - это технический механизм, который разрабатывался в общем виде, и может не учитывать особенности отдельных прикладных сценариев работы. Перед использованием свертки необходимо самостоятельно проверить результат свертки и работоспособность в основных сценариях предприятия после свертки на копии информационной базы, после чего принять решение о возможности ее использования и необходимых доработках. По данному вопросу правильно обращаться к обслуживающей организации, партнеру Фирмы "1С".

Операция свертки информационной базы является необратимой. Перед сверткой необходимо создать копию информационной базы для сохранения исторического архива по прошлым годам.

Если свертка информационной базы выполняется впервые, рекомендуется провести ее на копии информационной базы. Если свертка пройдет успешно, процесс следует повторить на рабочей базе.

Свертка должна выполняться от имени пользователя, обладающего правами администратора.

Если при выполнении свертки возникли проблемы, и процесс свертки прервался, необходимо повторно открыть форму помощника свертки. В открывшейся форме будет отображена информация: можно ли продолжить свертку дальше, либо необходимо восстановить информационную базу из резервной копии.

В качестве даты свертки указывается последняя дата, входящая в сворачиваемый период. Например, при свертке данных на начало 2020 года необходимо указать дату свертки 31.12.2019.

Выбирать дату свертки необходимо с учетом следующих факторов:

■ дата свертки должна соответствовать окончанию периода сдачи регламентированной отчетности (конец квартала, конец года);

■ в сворачиваемом периоде должны быть завершены все операции: период закрыт, регламентированная отчетность сдана.

Для свертки информационной базы используется помощник свертки. Свертка выполняется в несколько этапов:

■ формирование документов ввода остатков;

■ удаление движений регистров, пометка на удаление документов;

■ проведение документов ввода остатков.

Перед началом свертки информационной базы потребуется выбрать режим ее выполнения. Возможны два режима:

■ Автоматический режим – все этапы свертки будут выполняться последовательно за один прием;

■ Контролируемый режим – каждый этап свертки будет выполняться обособленно. В этом режиме можно остановить процесс свертки после выполнения одного из этапов и закрыть форму помощника. При следующем открытии формы процесс будет продолжен с того же места.

Существуют ограничения механизма свертки информационной базы. Некоторые данные не могут быть свернуты:

■ Неподтвержденный НДС по ставке 0%;

■ Отражены операции поступления импортных товаров, по которым ГТД еще не оформлена;

■ Денежные средства в пути (за исключением операций поступления из банка по эквайрингу);

■ Товары отгруженные без перехода права собственности;

■ Товары к оформлению отчетов комитенту;

■ Выбывающие основные средства (счет 01.09);

■ Взаиморасчеты с контрагентами акционерами;

■ Незавершенное производство;

■ Брак в производстве.

Эти сведения при свертке будут удалены. Не рекомендуется выполнять свертку информационной базы, если используется перечисленный функционал.

Необходимо иметь в виду, что при свертке информационной базы удаляется вся история взаимоотношений с партнерами. Поэтому после свертки могут иначе работать механизмы расчета скидок, а также нельзя будет выполнить мониторинг целевых показателей за свернутый период.

Действия, которые необходимо выполнить перед сверткой в сворачиваемом периоде:

■ Синхронизация данных (если она используется);

■ Завершены начатые операции пересчета товаров, отражены все излишки и недостачи;

■ Оприходованы в кассы все денежные средства;

■ Оформлены отчеты комитенту о продажах товаров;

■ Оформлены отчеты принципалу о продажах агентских услуг;

■ Оформлены передачи товаров между организациями (межфирменные продажи);

■ Отражены операции поступления товаров, находившихся в пути;

■ Выполнено архивирование и удаление чеков ККМ;

■ Оформлены операции передачи материалов из производства;

■ Оформлены операции выпуска продукции по распоряжениям;

■ Оформлены списания по нормативам;

■ Выполнены все операции, связанные с закрытием месяца.

Кроме того, необходимо проверить настройку даты запрета изменения данных: если ранее даты запрета имеются документы, их не удастся пометить на удаление в процессе свертки. На время выполнения свертки даты запрета изменения данных рекомендуется установить в заведомо раннее значение (например, 01.01.1980).

В форме помощника свертки информационной базы предусмотрен отчет, который показывает:

■ Под какие ограничения попадает информационная база;

■ Какие операции не выполнены на дату свертки.

Отчет доступен по гиперссылке после выбора даты свертки, на следующей странице помощника. Если перечисленных ограничений и невыполненных операций нет, гиперссылка на форме не отображается.

Информация о ходе свертки фиксируется в журнале регистрации. Его можно открыть с помощью соответствующей гиперссылки, которая доступна после окончания процесса свертки. Для проверки учетных данных можно использовать отчеты, например:

■ Остатки денежных средств;

■ Остатки товаров организаций, Остатки товаров на складах, Остатки товаров принятых на комиссию;

■ Расчеты с клиентами, Расчеты с поставщиками;

■ Состояние выполнения заказов (клиентов, поставщикам);

■ Состояние выполнения заявок на возврат товаров от клиентов;

■ Исполнение распоряжений на перемещение и сборку.

После того, как выполнена свертка информационной базы, и проверен ее результат, необходимо выполнить удаление данных за свернутый период. Для этого следует использовать специальные обработки:

■ Удаление помеченных объектов;

■ Удаление неиспользуемых элементов справочников.

К ним можно перейти с помощью специальных гиперссылок, которые появляются после свертки. Порядок работы с ними приведен во встроенной справке к этим обработкам.

Если используется распределенная информационная база (РИБ), то при выполнении свертки должны соблюдаться следующие правила:

■ Перед сверткой должны быть выполнены все обмены;

■ Свертка должна выполняться в главном узле;

■ После выполнения свертки следует выполнить обмен данными в распределенной базе;

■ Перед выполнением обмена рекомендуется в главном узле выполнить удаление помеченных на удаление объектов.

Подробнее о работе помощника свертки базы можно почитать во встроенной справке помощника.